De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt op 25 mei 2018 van kracht in de gehele EU waardoor het voor iedereen eenvoudiger wordt om te controlleren hoe uw gegevens worden gebruikt en u daar een betere controle over te geven. Dit bericht is bedoeld om alle leden van de Nederlandse Curling Bond te informeren over hoe wij de gegevens gebruiken en om u te laten weten dat wij onze verantwoordelijkheden voor de bescherming en het gebruik van gegevens serieus nemen. De secretaris van de NCB is de “data controller” (bepaalt welke gegevens nodig zijn en met welk doel gegevens worden verzameld) en tevens de “data verwerker” (verwerkt de gegevens die worden verzameld door de controller) Als u tevreden bent met de gang van zaken zoals deze nu plaatsvindt, dan hoeft u niets te doen. Als een vereniging met leden hebben wij alleen gegevens die nodig zijn voor het bepalen van contributie en voor deelname aan activiteiten. In een dergelijke situatie is het niet nodig dat men toestemming verleent voor het gebruik van deze informatie. De wettelijke basis voor de verwerking van de persoonlijke gegevens maakt deel uit van het belang dat wij hebben als leden organisatie. Wij gebruiken de gegevens voor de ledenadministratie, het verstrekken van informatie aan de leden en voor inschrijving voor activiteiten zoals bijv. wedstrijden of toernooien. De NCB zal de gegevens alleen delen met andere sportgerelateerde organisaties die een wettig belang hebben bij deze gegevens (bijv. World Curling Federation, NOC*NSF). De NCB mag in bepaalde gevallen andere verwerkers verantwoordelijk maken voor het gebruik van de persoonlijke gegevens, echter de NCB blijft de gegevens controller. De NCB zal alleen toestaan dat de gegevens verwerker persoonlijke gegevens gebruikt voor het wettige belang van het lidmaatschap van onze organisatie. Dit zou het geval kunnen zijn bij het uitbesteden van de ledenadministratie aan bijv. een bondsbureau. Als er vragen zijn met betrekking tot de AVG mag u uiteraard contact opnemen met de secretaris van de NCB, echter:

• U hoeft alleen te reageren als er iets gewijzigd moet worden – als u tevreden bent met de huidige gang van zaken dan hoeft u niets te doen.
• U mag een verzoek indienen om in te zien welke informatie wij over u hebben. Wij zullen binnen 4 weken de gegevens aanleveren.
• U kunt uw persoonlijke gegevens bijwerken door contact op te nemen met de secretaris van de NCB, maar wendt u in eerste instantie tot de secretaris van uw vereniging die de informatie aan de NCB aanlevert.
• Zoals altijd is het van belang de secretaris van de vereniging onmiddelijk op de hoogte te brengen van wijzigingen in uw persoonlijke gegevens.

Welke gegevens heeft de NCB en waarom?

De NCB houdt er een ledenbestand op na. De gegevens bestaan uit naam, adres, e-mail adres, geboortedatum. Deze informatie wordt aangeleverd door de curling verenigingen ten behoeve van de vaststelling van de contributie. Bovendien wordt van enkele personen informatie verzameld ten behoeve van de deelname aan wedstrijden. Deze wordt altijd door de persoon zelf aangeleverd. Wij houden ook een lijst bij van bestuursleden en hun functies in de Bond en de verenigingen. Deze bestanden staan niet op een computer, maar op een usb stick.

Hoe lang bewaren we de gegevens en waarom?

De NCB ontvangt ieder jaar van de verenigingen de ledenlijsten aan het begin van het kalenderjaar en zal uit de voorgaande lijsten telkens na 2 jaar de adresgegevens wissen. De namen kunnen in het kader van archiefvorming bewaard worden.